Авансовый отчет необходимо оформить, даже если компания применяет упрощенку с объектом «доходы» и не учитывает расходы. Такой вывод сделал Минфин России в письме от 31.10.2013 № 03-11-11/46739.
Компании на упрощенке с «доходов» на практике иногда не оформляют документы на расходы, поскольку все равно их не списывают. В частности, они не требуют от подотчетных сотрудников чеки, бланки строгой отчетности и авансовые отчеты. Но, как следует из комментируемого письма, так поступать рискованно, и дело тут вовсе не в объекте по упрощенке, а в НДФЛ и кассовых проверках.
Если сотрудник получил подотчетные от компании и не отчитался, то инспекторы признают деньги доходом сотрудника. А значит, доначислят налог, пени и штраф — 20 процентов от неудержанной суммы НДФЛ (ст. 123 НК РФ). Ведь правила расчета НДФЛ едины для всех компаний и всех систем налогообложения. Оспорить доначисления не получается даже в суде (постановление Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 14376/12).
Если у компании не будет авансовых отчетов, возможны споры и на кассовых проверках. Выдать работнику новые подотчетные можно, только если он отчитался за предыдущий аванс (п. 4.4 Положения Банка России от 12.10.2011 № 373-П). При нарушении этого правила возможен штраф до 50 тыс. рублей (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). На практике такой штраф компаниям удается отменить в суде (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 31.01.2013 № 09АП-34612/2012). Но проще не игнорировать оформление документов и тем самым предотвратить споры.
Вывод Минфина в комментируемом письме относится к упрощенке с объектом «доходы», но он справедлив и для компаний на вмененке. Ведь они тоже не учитывают расходы, а считают налог исходя из физических показателей.